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Dans une société, plusieurs documents commerciaux doivent être élaborés. Ces documents comportent des informations obligatoires. Ils doivent être conservés entre 5 et 10 ans selon la nature du document.
Il faut préparer un certain nombre de documents liés aux relations commerciales entre la société et ses clients.
Il s'agit par exemple des documents commerciaux suivants :
Courriers
Tarifs et documents publicitaires
Bons de commande et de livraison
Les mentions qui doivent figurer sur les documents commerciaux dépendent de la nature de votre activité :
Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet
Numéro unique d'identification (Siren)
Mention au RCS
Lieu du siège social
Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : SAS, SARL, SA)
Dans le cas d'une location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique , il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
Si la société est une SARL ou une société par actions, montant du capital social
Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet
Numéro unique d'identification (Siren)
Mention au registre national des entreprises (RNE)
Lieu du siège social
Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples : SAS, SARL, SA)
En cas de location-gérance, il faut préciser si la société est locataire-gérant ou gérant-mandataire
Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, il faut mentionner la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
Si la société est une SARL ou une société par actions, montant du capital social
Coordonnées : adresse, numéro de téléphone, adresse mail et site internet
Numéro unique d'identification (Siren)
Mention au RCS
Lieu du siège social
Dénomination sociale avec la forme juridique (exemples :SCM, SELARL,SCP)
Si la société a bénéficié d'un contrat d'appui au projet d'entreprise pour la création ou la reprise d'une activité économique, il faut préciser la dénomination sociale de l'entreprise responsable de l'appui, le lieu de son siège social et son numéro d'identification unique
Si la société est une SELARL ou une société par actions, montant du capital social
Si la société n'indique pas les mentions obligatoires sur ses documents commerciaux, elle s'expose à une amende pouvant aller jusqu'à 3 750 €.
La durée de conservation des documents commerciaux varie en fonction de la nature du document :
S'il s'agit d'un document comptable (bon de commande, facture, bon de livraison...), il doit être conservé 10 ans
S'il s'agit d'un contrat conclu dans le cadre d'une relation commerciale ou d'une correspondance commerciale, le document doit être conservé 5 ans